1. مقدمه

در دنیای رقابتی امروز، سازمان‌ها برای بقا و رشد به سیستمی نیاز دارند که فرآیندهای داخلی، منابع و داده‌ها را یکپارچه و در دسترس قرار دهد. سیستم‌های ERP (Enterprise Resource Planning) این وظیفه را بر عهده دارند. با گسترش رایانش ابری (Cloud Computing)، ERPهای ابری به‌عنوان یک راهکار منعطف، مقیاس‌پذیر و اقتصادی جایگزین مدل‌های سنتی شده‌اند. در این بین، ابزارهایی مانند SharePoint مایکروسافت می‌توانند نقش مکمل مهمی در مدیریت محتوا، همکاری تیمی و اشتراک‌گذاری داده در بستر ERP ایفا کنند.

2. ERP ابری چیست؟

ERP ابری نوعی از سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمان است که بر بستر ابر اجرا می‌شود. به جای نصب و نگهداری نرم‌افزار روی سرورهای داخلی، تمامی قابلیت‌ها از طریق اینترنت و با استفاده از سرورهای ابری ارائه می‌شوند.

مزایای ERP ابری:

• کاهش هزینه‌های زیرساختی: حذف نیاز به خرید و نگهداری سرورهای فیزیکی.
• دسترسی از هر مکان: امکان استفاده از سیستم از طریق مرورگر یا اپلیکیشن در هر نقطه.
• به‌روزرسانی خودکار: بدون نیاز به توقف سرویس یا تیم IT داخلی.
• مقیاس‌پذیری: قابلیت افزایش یا کاهش منابع متناسب با نیاز کسب‌وکار.
• امنیت و پشتیبان‌گیری پیشرفته: با استفاده از زیرساخت‌های ایمن ارائه‌دهنده‌های معتبر.

3. معماری ERP ابری

معمولاً ERPهای ابری از معماری چندمستاجری (Multi-Tenant) استفاده می‌کنند؛ به این معنی که چندین مشتری از یک نرم‌افزار واحد استفاده می‌کنند اما داده‌هایشان کاملاً جدا و ایزوله ذخیره می‌شود.

اجزای اصلی معماری ERP ابری:

1. پایگاه داده ابری
2. لایه پردازشی (Application Layer)
3. رابط کاربری تحت وب و موبایل
4. APIها و رابط‌های یکپارچه‌سازی
5. سیستم‌های امنیت و احراز هویت

4. انواع ماژول‌های ERP ابری

• مالی و حسابداری
• مدیریت منابع انسانی
• مدیریت زنجیره تأمین
• مدیریت پروژه
• مدیریت تولید
• مدیریت فروش و CRM
• مدیریت اسناد و اطلاعات

5. جایگاه و نقش SharePoint در ERP ابری

ERP ابری، هسته اصلی مدیریت فرآیندهای سازمانی است: از مالی و منابع انسانی گرفته تا تولید و زنجیره تأمین. اما ERPها معمولاً روی داده‌های ساخت‌یافته (Structured Data) تمرکز دارند، مثل اعداد، تراکنش‌ها و جداول.
در مقابل، شیرپوینت ابزاری است که مدیریت محتوای سازمانی و همکاری تیمی را ساده می‌کند، مخصوصاً برای داده‌های غیرساخت‌یافته (اسناد، تصاویر، فایل‌ها، قراردادها، گزارش‌ها).
وقتی این دو با هم یکپارچه می‌شوند، ERP قدرت مدیریت عملیات را دارد و SharePoint قدرت مدیریت محتوا و همکاری.

5.1. مدیریت اسناد مرتبط با ERP

• ذخیره و دسته‌بندی اسناد مرتبط با سفارشات، فاکتورها، قراردادها یا پروژه‌ها.
• استفاده از نسخه‌بندی (Version Control) برای ثبت تاریخچه تغییرات.
• برچسب‌گذاری (Tagging) برای جستجوی سریع و دقیق.

5.2. فزودن لایه همکاری به ERP

• تیم‌های مالی، تولید و فروش می‌توانند روی یک فایل به‌طور هم‌زمان کار کنند.
• ایجاد Team Sites برای هر بخش سازمان و لینک مستقیم به رکوردهای ERP.

5.3. یکپارچه‌سازی با Microsoft 365

• نمایش داشبوردهای ERP در صفحات SharePoint.
• ویرایش و به‌روزرسانی اسناد ERP با Word، Excel یا PowerPoint بدون خروج از محیط SharePoint.
• استفاده از Microsoft Teams برای گفت‌وگو و اشتراک‌گذاری سریع داده‌های ERP.

5.4. اتوماسیون گردش‌کار (Workflow)

• با Power Automate می‌توان فرآیندهایی مثل تأیید فاکتور، درخواست خرید یا بروزرسانی وضعیت پروژه را خودکار کرد.
• ارتباط مستقیم بین فرم‌های SharePoint و ماژول‌های ERP برای ورود داده‌ها.

5.4. دسترسی و امنیت متمرکز

• SharePoint می‌تواند سطح دسترسی را بر اساس نقش کاربر در ERP تعیین کند.
• کنترل امنیتی چندلایه: احراز هویت چندعاملی (MFA)، رمزنگاری داده‌ها، و گزارش‌گیری امنیتی.

5.5. سناریوهای عملی

سناریو 1: مدیریت قراردادها

• ERP: قرارداد را به‌عنوان رکورد مالی یا پروژه ثبت می‌کند.
• SharePoint: نسخه کامل قرارداد، پیوست‌ها و تغییرات آن را ذخیره می‌کند و امکان امضای دیجیتال را فراهم می‌سازد.

سناریو 2: پروژه‌های تولیدی

• ERP: برنامه تولید، مواد اولیه و هزینه‌ها را مدیریت می‌کند.
• SharePoint: مستندات فنی، نقشه‌ها و گزارش‌های کیفی را نگهداری و با تیم‌ها به اشتراک می‌گذارد.

سناریو 3: مدیریت درخواست خرید

• فرم خرید در SharePoint پر می‌شود → گردش‌کار تأیید توسط Power Automate → اطلاعات به ERP ارسال می‌شود و سفارش ثبت می‌شود.

5.6. مزایای استفاده از SharePoint در کنار ERP ابری

• افزایش شفافیت: همه اطلاعات و اسناد مرتبط با یک فرآیند در یک مکان جمع می‌شوند.
• کاهش زمان جستجو: ترکیب جستجوی SharePoint و داده‌های ERP باعث صرفه‌جویی در زمان می‌شود.
• افزایش امنیت: کنترل دقیق دسترسی‌ها و ردیابی فعالیت‌ها.
• افزایش بهره‌وری: تیم‌ها می‌توانند همزمان روی داده‌های ساخت‌یافته و غیرساخت‌یافته کار کنند.

5.7. محدودیت‌ها و نکات مهم

• نیاز به طراحی درست ساختار پوشه‌ها و متادیتا در SharePoint.
• هزینه و زمان یکپارچه‌سازی ERP و SharePoint بسته به پلتفرم ERP متفاوت است.
• نیاز به آموزش کارکنان برای کارکردن همزمان با هر دو سیستم.

5.8. آینده ترکیب ERP ابری و SharePoint

با ترکیب فناوری‌های نوین، این یکپارچه‌سازی می‌تواند:

• از هوش مصنوعی برای پیشنهاد خودکار اسناد مرتبط با یک رکورد ERP استفاده کند.
• از جستجوی معنایی (Semantic Search) برای یافتن اطلاعات بهتر بهره ببرد.
• با ********‌بات‌های سازمانی، اطلاعات ERP و اسناد SharePoint را به کاربر ارائه دهد.

5.9. نمونه کاربرد واقعی (Case Study)

مثال: یک شرکت تولیدی با استفاده از ERP ابری Dynamics 365 و SharePoint توانسته:

• اسناد فنی محصولات را در SharePoint ذخیره کند.
• فرآیندهای تأیید سفارشات را به کمک Power Automate خودکار کند.
• داشبوردهای وضعیت سفارش را از ERP به پرتال SharePoint منتقل کند.

نتیجه: کاهش ۳۰٪ زمان چرخه سفارش و بهبود ۲۰٪ بهره‌وری تیم فروش.

5.10. چالش‌ها و ملاحظات

• امنیت داده: نیاز به کنترل دقیق سطوح دسترسی.
• آموزش کاربران: آشنایی کارکنان با کار با ERP و SharePoint.
• یکپارچه‌سازی سفارشی: گاهی نیاز به توسعه APIهای خاص.

5.11. آینده ERP ابری و SharePoint

با رشد هوش مصنوعی و یادگیری ماشین، ERPها و SharePoint می‌توانند:

• پیش‌بینی نیازهای تولید یا فروش را انجام دهند.
• پیشنهادات خودکار برای بهینه‌سازی فرآیندها ارائه دهند.
• از جستجوی هوشمند برای پیدا کردن سریع اسناد استفاده کنند.

چند مورد از معروف‌ترین نرم‌افزارهای ERP ابری که در بازار جهانی مطرح هستند و شرکت‌ها به‌طور گسترده از آن‌ها استفاده می‌کنند عبارت‌اند از:

1. SAP S/4HANA Cloud

• معرفی: نسخه ابری ERP قدرتمند SAP که روی پایگاه داده In-Memory طراحی شده و سرعت پردازش بالایی دارد.
• ویژگی‌ها:
  • ماژول‌های جامع شامل مالی، لجستیک، زنجیره تأمین، و مدیریت تولید.
  • تحلیل‌های لحظه‌ای (Real-Time Analytics).
  • قابلیت سفارشی‌سازی فرآیندها بدون نیاز به تغییر کد اصلی.
• کاربرد: مناسب برای شرکت‌های بزرگ چندملیتی که نیاز به یک ERP یکپارچه و قدرتمند دارند.

2. Oracle NetSuite

• معرفی: یکی از اولین ERPهای کاملاً ابری جهان که مخصوص کسب‌وکارهای کوچک تا متوسط طراحی شده است.
• ویژگی‌ها:
  • ماژول‌های مالی، CRM، مدیریت پروژه، و تجارت الکترونیک.
  • داشبوردهای گرافیکی و گزارش‌گیری پیشرفته.
  • پشتیبانی از چند ارز و چند زبان برای کسب‌وکارهای بین‌المللی.
• کاربرد: ایده‌آل برای استارتاپ‌ها و شرکت‌های در حال رشد که نیاز به یک راهکار چابک دارند.

3. Microsoft Dynamics 365

• معرفی: محصول مایکروسافت که ترکیبی از ERP و CRM را روی یک پلتفرم ابری ارائه می‌دهد.
• ویژگی‌ها:
  • ماژول‌های مالی، منابع انسانی، مدیریت زنجیره تأمین، و عملیات.
  • یکپارچگی کامل با SharePoint، Microsoft Teams، و Office 365.
  • پشتیبانی از هوش مصنوعی و Power Platform (Power BI، Power Automate).
• کاربرد: مناسب برای سازمان‌هایی که زیرساخت مایکروسافت را استفاده می‌کنند و به همکاری بین سیستم‌ها اهمیت می‌دهند.

4. Odoo (Cloud Hosted)

• معرفی: ERP متن‌باز (Open Source) که هم نسخه ابری و هم نسخه On-Premises دارد.
• ویژگی‌ها:
  • بیش از ۳۰ ماژول مختلف شامل فروش، خرید، تولید، انبارداری، و بازاریابی.
  • رابط کاربری ساده و قابلیت توسعه ماژول‌های سفارشی.
  • هزینه پایین‌تر نسبت به بسیاری از ERPهای تجاری.
• کاربرد: برای شرکت‌های کوچک و متوسط که انعطاف‌پذیری و کنترل کد منبع را می‌خواهند.

5. Acumatica Cloud ERP

• معرفی: ERP مدرن و بومی ابری که تمرکز زیادی روی انعطاف‌پذیری و گزارش‌گیری دارد.
• ویژگی‌ها:
  • دسترسی نامحدود کاربران (بدون هزینه به‌ازای کاربر).
  • ماژول‌های مالی، پروژه، توزیع، تولید، و تجارت الکترونیک.
  • APIهای باز برای یکپارچه‌سازی با سیستم‌های دیگر.
• کاربرد: مناسب برای شرکت‌هایی که پروژه‌های بزرگ و چندبخشی دارند و نیاز به گزارش‌گیری دقیق دارند.

جمع‌بندی

ERP ابری و SharePoint در کنار هم یک اکوسیستم یکپارچه برای مدیریت منابع، داده و همکاری تیمی ایجاد می‌کنند. سازمان‌هایی که این دو فناوری را ترکیب کنند، می‌توانند انعطاف‌پذیری بالاتر، کارایی بیشتر و شفافیت داده‌ها را تجربه کنند.